En los últimos años han surgido muchas profesiones nuevas derivadas del desarrollo de las nuevas tecnologías. Asimismo también han surgido otras muchas como consecuencia de la profesionalización de ciertas tareas. Hasta hace poco eran los asistentes de dirección o el personal de administración de una empresa o despacho, los que se encargaban de la planificación de los viajes, y de hecho lo siguen haciendo en muchas de ellas. Sin embargo, las compañías más grandes o las que llevan a cabo numerosos y frecuentes viajes, han terminado por aceptar la conveniencia de contar con una persona centrada exclusivamente en la organización de los viajes y de todo lo relativo a ellos: el Travel Manager.

¿Qué es el Travel Manager?

El Travel Manager, figura muy vinculada al sector de los viajes de negocios o Business Travel, se encuentra en constante evolución debido a la rápida actualización del mundo que nos rodea. Todavía no es una figura muy habitual en las empresas, pese a los enormes beneficios que puede suponer.

Podríamos definirlo como la persona encargada de la planificación acerca de la manera de viajar de una corporación, creación de una política de viajes y elección del partner o los partners adecuados (en este caso, agencia y distintos proveedores) para la gestión de los viajes de una empresa. También es responsable del Duty of Care.

También se encarga de negociar los mejores precios con los proveedores, definir la política de viajes de empresa, optimizar el tiempo y facilitar el tema de la gestión y control de gastos. A veces puede delegar las negociaciones en agencias como VB Group, lo que supone aún más beneficios tanto para los que van a viajar como para el resto de departamentos de la empresa.

¿Cómo reconocer a un buen Travel Manager?

Por lo general, el Travel Manager es un profesional flexible que trabaja en una gran empresa, cuenta con años de experiencia, se actualiza y forma constantemente, suele haber alcanzado los 40 años de edad y ha cursado estudios superiores, por lo general relacionados con turismo o administración de empresas ya que debe gestionar tanto recursos como presupuestos.

Es capaz de gestionar equipos, empatizar con los usuarios, negociar con proveedores, desarrollar varias tareas a la vez y demostrar una gran capacidad de comunicación. Aunque a priori pudiera parecer lo contrario, no se trata de un trabajo fácilque cualquier persona sin la formación adecuada o la experiencia requerida pueda realizar de forma eficaz. 

• Capacidad de negociación. Sus dotes para la comunicación con clientes y proveedores le ayudarán a la hora de buscar las mejores opciones tanto para el viajero como para la empresa.

• Optimización del tiempo. Se deben establecer mecanismos para optimizar al máximo el tiempo, tanto de la planificación del viaje como de su desarrollo. Es importante anticiparse a los problemas, imprevistos o necesidades que puedan surgir.

• Optimización de recursos. Establecer políticas de viajes para respetar las preferencias empresariales, ceñirse al presupuesto y conseguir mayor seguridad en el momento de reservar. No solo debe disminuir tiempo y costes durante la gestión de los viajes de empresas, sino que, además, tiene que conseguir los mejores precios del mercado en los alojamientos y traslados garantizando la calidad.

• Gestión de equipos. Escuchar y valorar con empatía las necesidades de todos los implicados en la gestión del viaje. Deben quedar bien definidas y reguladas las preferencias, normas y reglas adaptadas a los viajeros de negocios.

• Velar por la satisfacción del viajero. Se deben simplificar todas las gestiones del viaje desde el inicio hasta el final, incluyendo los gastos derivados del mismo. También es deseable la buena comunicación entre la empresa y los empleados en movilidad.

• Garantizar la seguridad del viajero. En los desplazamientos deberá velarse por la seguridad del viajero, informándose de los posibles riesgos para así garantizar desplazamientos 100% seguros. Buscará las mejores soluciones tales como plataformas de tracking de viajeros, sobre todo cuando los viajes sean en países de riesgo.

Cómo ser mejor Travel Manager

La labor del Travel Manager no termina con la finalización del viaje por parte del viajero. Un buen Travel Manager controlará los gastos y evaluará los resultados de cara a conocer la efectividad del desplazamiento y poder mejorar en viajes venideros. Podrá comprobar que conseguir una tarifa muy reducida no representa siempre un ahorro para la empresa, sino que incluso puede darse el caso contrario si supone renunciar a otros servicios adicionales que, al final, tendrán que contratarse aparte.

Asimismo deberá velar para que el partner elegido para la gestión de viajes se ocupe de realizar los reembolsos de alojamientos o billetes de tren o avión no utilizados por cualquier tipo de imprevistos, así como de informar puntualmente de los mismos.

El Travel Manager es una figura muy positiva en el ámbito de la empresa que ha ido evolucionando en los últimos tiempos. Su labor abarca todo lo relacionado con la organización de viajes desde el inicio hasta el fin de los mismos, facilitando la vida del viajero así como la de los departamentos de la empresa a los que de alguna manera afecta este desplazamiento, como puede ser el de Contabilidad o Recursos Humanos. En muchos casos demás también se ocupa de los eventos que realiza una corporación, es lo que conocemos como Travel and Event Manager.