Organizar un evento profesional de cualquier tipo no es tarea fácil, al menos si esperas (como es de suponer) que sea un éxito y rentable. El primer paso será definir el tema, el perfil de los asistentes, los objetivos a conseguir y el presupuesto. Son muchos los factores a tener en cuenta, y no todos son fáciles de gestionar así que lo mejor es confiar en una empresa como Alo Congress, que agrupa a profesionales con una larga experiencia en congresos, convenciones, ferias, jornadas técnicas, seminarios y cursos. Un bequipo cohesionado y multilingüe con muchos años de trabajo conjunto y con una clara voluntad de servicio y personalización. Y eso se nota.

Además, a continuación encontrarás otras ideas y aspectos a tener en cuenta que contribuirán a organizar el congreso perfecto. Alo Congress te ofrece un montón de posibilidades (y muchas más) para que no tengas que preocuparte de nada. ¡Consúltanos!

¿Cuándo y dónde?

Elegir el mejor momento es fundamental para que el nivel de asistencia sea alto. Lo ideal es que no coincida en el tiempo con otros eventos que podrían dificultar el tema del alojamiento, al igual que periodos de vacaciones como Semana Santa o Navidad, puentes o los meses de verano, donde la actividad en según qué sectores se encuentra a medio gas. Una vez determinado cuándo tendrá lugar, toca decidir dónde. Todo dependerá del número de asistentes y las necesidades específicas del tipo de congreso. El lugar tendrá que estar bien comunicado para que facilite las cuestiones logísticas, así como el alojamiento, las cenas o las visitas turísticas. Otro aspecto importante es el transporte que garantice tanto la llegada como la salida de los asistentes, así como los desplazamientos que tuvieran que realizarse durante el congreso.

La tecnología, una gran aliada

Haz de la tecnología una herramienta más para aportar valor a tu congreso. Lo primero es personalizar la web con el carácter y la personalidad del mismo y conectarlo a las mejores plataformas de gestión online. Por otro lado, la creación de una app personalizada para el congreso logrará una interacción única. Votaciones durante las ponencias y sesiones paraincentivar la interacción tanto entre ponentes y asistentes como entre ellos mismos, son otras opciones igual de interesantes.

En cuanto al control de asistencia, puede optarse por soluciones RFID(Identificación por Radio Frecuencia) no invasivas de máxima fiabilidad en tiempo real, y la emisión de certificados de asistencia automatizados a través de las plataformas.

Secretaría técnica, administrativa y científica

La labor de la secretaría técnica es esencial para asegurar que el congreso sea un éxito. Lo más frecuente a la hora de organizar un congreso, es contratar a una empresa especializadaque asuma las funciones de la secretaría técnica. En Alo Congress lo ponen aún más fácil, unificando las funciones de secretaría administrativa, secretaría técnica y secretaría científica.

La planificación de las ponencias

Tanto los asistentes como los ponentes agradecerán un programa detallado en el que queden reflejadas las distintas ponencias yactividades por franjas horarias, como los horarios del coffee break y la comida.

En relación a los ponentes, prioriza la elección de expertos en la materia. Es preciso hacerlo con suficiente tiempo, de cara a organizar distintas actividades como mesas redondas y conferencias. Cada uno deberá informar del equipo que necesite para sus presentaciones, tales como portátiles, pantallas o proyectores. La conexión a Internet, el sonido y la iluminación también son aspectos que cuentan (y mucho). También se les puede proporcionaruna plantilla del congreso para homogeneizar el formato del contenido presentado. Si es un congreso internacional, o alguno de los ponentes o asistentes no domina nuestro idioma, habrá que requerir los servicios de un traductor simultáneo. En las ponencias, tan importante es el contenido como la posibilidad de interactuar con el ponente. Esto le dará dinamismo y añadirá valor al congreso. Para el momento de preguntas y respuestas, será de gran utilidad contar con un micrófono portatil.

Pensar en todos

La atención al cliente es fundamental para el éxito del congreso y por ello hay que estar disponible en todo momento para poder solucionar cualquier problema o incidencia. Comentábamos más arriba la posibilidad de circunstancias especiales como que alguno de los asistentes no hablara nuestro idioma.

Así, también habría que conocer la presencia de personas con alergias, intolerancias o aquellas que siguen dietas vegetarianas y veganas, así como las que podrían verse afectadas por posibles barreras arquitectónicas o similares. El formulario de inscripción es el lugar idóneo para que cada cual pudiera informar de estas peculiaridades.

Un congreso sostenible

Desde Alo Congress ayudan a incorporar la sostenibilidad en el congreso a través de diversas acciones que van desde agrupar a los participantes en los traslados para optimizarlos al máximo, hasta priorizar el desarrollo de medidas para reducir el desperdicio de alimentos, o fomentar el uso de ingredientes locales y de temporada en la preparación de los alimentos de cara a apoyar a los agricultores locales. Asimismo, todo el material que se propone para la cartera de congresista es sostenible.   Otras sugerencias para un congreso 10

• Debe haber sitio para todos, con espacios adecuados para las conferencias y demás actividades.
• Las acreditaciones son fundamentales para el control de acceso y la identificación de participantes, siendo crucial que sean fácilmente localizables para una gestión eficiente del evento.
• Además de pensar en un programa atractivo, propón actividades complementarias como talleres o sesiones de networking que no impidan el seguimiento de la conferencia. Para ello, pueden establecerse pantallas que retransmitan en directo la ponencia mientras los asistentes están en otros espacios.
• Cuenta con una sala de ponentes, un espacio tranquilo con un ambiente propicio donde se puedan relajar y prepararse adecuadamente antes de su intervención.
• Promociona el congreso con una cuidada estrategia de marketing utilizando las redes sociales coporativas, campañas de email marketing o medios de comunicación especializados o relevantes.
• Merece la pena invertir en merchandising atractivo que vaya en consonancia con el tema del congreso.
• El personal de apoyo es indispensable para atender a asistentes y ponentes. En caso de ser necesario por la presencia de personalidades relevantes, habrá que tener en cuenta el protocolo.
• Para la gestión eficaz de incidencias durante el congreso, es esencial establecer protocolos claros asegurando una respuesta rápida y efectiva ante cualquier eventualidad.
• Para una experiencia inolvidable, es crucial cuidar el programa social tanto para participantes como para acompañantes, acercando el congreso a la localidad donde se celebre para que conozcan un poco más de sus tradiciones y cultura, promoviendo siempre prácticas sostenibles.

Organizar un congreso es todo un reto, que requiere de una planificación adecuada, así como valorar un montón de variables. Contar con profesionales expertos en la materia será el primer peldaño hacia el éxito.